'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}
Projectlogistiek
De grootste fouten in projectlogistiek begint achter je bureau
Bij projectlogistiek denken veel mensen aan zware machines, grote installaties of uitzonderlijk transport. Achter deze lading gaat veel organisatiewerk schuil. Een project bestaat vaak uit tientallen handelingen die door verschillende bedrijven worden uitgevoerd. Al die werkzaamheden moeten op elkaar aansluiten.
Een transport dat vertraging oploopt, kan gevolgen hebben voor de opslag, de inzet van personeel en de afgesproken leverdatum. Ondertussen lopen de kosten door. Voor logistieke dienstverleners is het daarom belangrijk om alle werkzaamheden en financiële afspraken binnen één projectdossier te beheren.
Snelle navigatie:
Manager Operations bij Adaption, expert in logistieke software en procesdigitalisering
Hoe ziet projectlogistiek er in de praktijk uit?
Stel, een fabrikant wil een complete productielijn verplaatsen van Eindhoven naar een nieuwe fabriek in Göteborg, Zweden. De productielijn bestaat uit acht machines. Eén machine is zo groot dat speciaal transport nodig is. De overige machines passen in containers en kunnen via reguliere transportdiensten worden vervoerd.
Voordat de machines vertrekken, moeten ze worden gedemonteerd en verpakt. Vervolgens gaan ze per vrachtwagen naar de haven van Rotterdam. Daar worden ze op een schip geladen. Na aankomst in Zweden verzorgen lokale vervoerders het laatste deel van het transport.
Voor dit project zijn verschillende partijen nodig. Een gespecialiseerd bedrijf verzorgt het demonteren en verpakken, een vervoerder regelt het wegtransport en een rederij verzorgt het zeetransport. Bij de nieuwe fabriek staat een kraanbedrijf klaar om de machines te lossen.
Dit is een voorbeeld van multimodaal transport, waarbij verschillende vervoersvormen binnen één logistiek traject worden gecombineerd.
Voor de opdrachtgever is het één verhuizing. Voor de logistieke dienstverlener bestaat het project uit meerdere opdrachten met eigen kosten, documenten en afspraken.
Wie is verantwoordelijk voor het projectdossier?
Bij een project met verschillende betrokken partijen is het belangrijk dat iemand verantwoordelijk is voor het complete traject. Meestal ligt die verantwoordelijkheid bij een projectleider van de expediteur of logistieke dienstverlener. Deze persoon bewaakt de voortgang, stemt werkzaamheden af en houdt contact met de opdrachtgever.
Bij de verhuizing naar Göteborg begint dit al tijdens de aanvraag. De projectleider verzamelt de transporttarieven en maakt een offerte voor het volledige project.
Na akkoord wordt een projectdossier aangemaakt waarin alle opdrachten samenkomen. Hierin worden de betrokken partijen, afspraken en financiële gegevens vastgelegd.
Iedere afzonderlijke opdracht houdt zijn eigen informatie. Het wegtransport heeft bijvoorbeeld een andere vervoerder en kostenstructuur dan het zeetransport. Door deze opdrachten aan hetzelfde dossier te koppelen, blijft het complete project inzichtelijk.
Dat is vooral handig wanneer meerdere medewerkers aan het project werken. Zij kunnen vanuit hetzelfde dossier zien welke afspraken zijn gemaakt en hoe het project ervoor staat.
Hoe houd je overzicht over alle werkzaamheden?
Een groot deel van projectlogistiek draait om het afstemmen van werkzaamheden die van elkaar afhankelijk zijn.
Bij de verhuizing van de productielijn kan het eerste transport pas vertrekken wanneer de machines zijn gedemonteerd en verpakt. Het bijzondere transport vraagt bovendien om vergunningen en een geschikte route.
De transportplanning moet aansluiten op de vertrektijden van het schip. Ook de tijdelijke opslag van machines en onderdelen moet worden geregeld wanneer deze eerder in de haven aankomen.
Voor de projectleider betekent dit dat hij voortdurend moet weten welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en welke nog openstaan.
Een duidelijke volgorde van werkzaamheden helpt daarbij. Per activiteit wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is en wanneer de uitvoering gepland staat.
Ook de bijbehorende documenten moeten beschikbaar zijn. Denk aan boekingsbevestigingen, transportdocumenten en ontvangstbewijzen.
Wanneer deze informatie binnen hetzelfde projectdossier wordt bijgehouden, ontstaat een actueel overzicht van de voortgang. De projectleider kan daardoor sneller zien waar vertraging dreigt en welke partij actie moet ondernemen.
Wat gebeurt er wanneer de planning verandert?
Bij projectlogistiek kunnen wijzigingen grote gevolgen hebben. Zeker wanneer meerdere transporten en diensten op elkaar aansluiten. Stel dat de fabriek in Göteborg vier dagen voor aankomst laat weten dat de loslocatie nog niet beschikbaar is. De machines kunnen daardoor pas drie dagen later worden geleverd.
De projectleider moet de transportplanning aanpassen. De vrachtwagens die voor het laatste transport waren ingepland, moeten op een andere dag rijden. Ook het kraanbedrijf moet zijn planning wijzigen.
Daarnaast ontstaat behoefte aan tijdelijke opslag. De machines moeten ergens veilig blijven staan totdat de fabriek klaar is om ze te ontvangen.
Zo’n wijziging heeft gevolgen voor de kosten. Denk aan extra opslagdagen, gewijzigde transportboekingen en mogelijke wachttarieven.
Daarom moeten de nieuwe afspraken worden vastgelegd in het projectdossier. Het moet duidelijk zijn wat er is veranderd, welke kosten daarbij horen en of deze aan de opdrachtgever kunnen worden doorberekend. Die informatie is later nodig voor de facturatie en eventuele vragen over het uitgevoerde werk.
Hoe weet je of het project nog winstgevend is?
Tijdens een logistiek project kunnen de werkelijke kosten afwijken van de oorspronkelijke begroting. Neem opnieuw de verhuizing naar Göteborg. Voor het complete project is een prijs van €60.000 afgesproken. De logistieke dienstverlener verwacht €48.000 aan kosten te maken. De begrote brutomarge bedraagt daarmee €12.000.
Door de vertraging ontstaan €3.500 aan extra opslag- en transportkosten. Wanneer deze kosten voor rekening van de logistieke dienstverlener komen, daalt de verwachte brutomarge naar €8.500.
Dat verschil moet tijdens het project zichtbaar zijn. De projectleider kan dan beoordelen of aanvullende werkzaamheden moeten worden doorberekend of dat er op andere onderdelen kosten bespaard kunnen worden.
Daarvoor is inzicht nodig in de begrote kosten en de kosten die tijdens het project worden gemaakt. Ook verwachte kosten waarvoor nog geen leveranciersfactuur is ontvangen, moeten worden meegenomen.
Een tussentijdse financiële rapportage helpt om afwijkingen vroeg te herkennen. De projectleider ziet hoe de kosten zich ontwikkelen en wat dit betekent voor de verwachte marge. Bij projecten die weken of maanden duren, is dit extra belangrijk. Er kunnen veel werkzaamheden plaatsvinden voordat alle facturen binnen zijn.
Eén dossier tot en met de laatste factuur
Wanneer alle machines in Göteborg zijn afgeleverd, is het transport afgerond. De administratieve afhandeling loopt vaak nog door. De laatste leveranciersfacturen moeten binnenkomen en worden gecontroleerd. Eventuele extra werkzaamheden worden verwerkt en de logistieke dienstverlener stelt de eindfactuur op.
Met één projectdossier kunnen de uitgevoerde werkzaamheden worden vergeleken met de oorspronkelijke afspraken. Ook wordt zichtbaar welke kosten bij welk onderdeel horen en welke bedragen nog moeten worden gefactureerd.
Na de financiële afronding kan de projectleider het resultaat vergelijken met de oorspronkelijke begroting. Bij een volgend project kan deze informatie worden gebruikt om transportkosten nauwkeuriger in te schatten en rekening te houden met mogelijke vertragingen.
Het dossier blijft daarmee waardevol nadat de laatste machine is geleverd. Het bevat de volledige geschiedenis van het project, inclusief de gemaakte afspraken, uitgevoerde werkzaamheden en het uiteindelijke financiële resultaat.
Bronnen en achtergrond
Journal of Shipping and Trade (2022)
The study of project cargo logistics operation: a general overview
Wetenschappelijk onderzoek naar projectlogistiek, transportplanning, risico’s en de totale logistieke kosten.Maersk
What is project logistics?
Uitleg over het organiseren van complexe logistieke projecten en het afstemmen van werkzaamheden tussen verschillende partijen.Europese Commissie
Multimodal and intermodal freight transport
Informatie over het combineren van verschillende vervoersvormen binnen één logistiek traject.Association for Project Management (APM)
What is project cost planning and control?
Uitleg over projectbegrotingen, kostenbewaking en het vergelijken van werkelijke kosten met de planning.