'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}
Value Added Logistics
Waar je geld laat liggen bij value added logistics, en hoe je dat voorkomt
Opslag vergelijken klanten op prijs per palletplaats, en daar valt steeds minder aan te verdienen. Je verdient je geld met value added logistics (VAL), ook wel value added services (VAS) genoemd. Dat is het werk dat je aan goederen doet terwijl ze bij jou liggen. Dat werk reken je af per stuk, per label, per uur of per opdracht. Een klant die het bij jou laat doen, stapt ook minder snel over.
In de praktijk houd je aan dat werk vaak minder over dan je denkt. Het geld lekt op een vaste plek weg. Het werk wordt gedaan en pas later opgeschreven, of helemaal niet. Een medewerker weet aan het eind van de dienst niet meer hoeveel dozen hij heeft omgepakt. Stickers en folie gaan op zonder dat iemand ze boekt. Verschillen komen pas aan het licht bij de factuur, en dan is de discussie met de klant al begonnen.
Snelle Navigatie:
Medeoprichter en directeur van Adaption, expert in logistieke software en procesdigitalisering
Je verdient aan het werk dat je vastlegt
In deze blog lees je per vorm van value added logistics waar de registratie misgaat en wat je eraan kunt doen. Elke vorm heeft zijn eigen zwakke plek. We behandelen de vijf VAL-activiteiten die het meest voorkomen:
- Ompakken en herverpakken
- Labelen en stickeren
- Mengen en afvullen
- Kwaliteitscontrole en monstername
- Reinigen en flushing
1. Ompakken en herverpakken
Bij ompakken gaat een product in een andere vorm de deur uit dan het binnenkwam, van pallet naar doos, van IBC naar blik of van losse dozen naar een nieuwe pallet.
Boek de omzetting direct
Het lastige zit in de voorraad. Na het ompakken bestaat het oude artikel niet meer en is er een nieuw. Boek je dat pas aan het eind van de week, dan klopt je voorraad tussendoor niet en pickt iemand dozen die er nog niet zijn. Boek de omzetting als één handeling op het moment dat de nieuwe eenheid klaar is, met wat erin ging en wat eruit kwam.
Leg verpakkingsmateriaal per opdracht vast
Leg verpakkingsmateriaal vast per opdracht. Dozen, folie, pallets en tape lijken klein, maar bij duizenden eenheden per maand loopt het op. Spreek met de klant af of materiaal in het tarief zit of apart wordt doorbelast, en zet dat in het contract.
Bouw normtijden op per klant
Laat de medewerker het aantal en de bestede tijd invullen voordat hij de opdracht kan afsluiten. Na een paar weken heb je echte normtijden per klant. Dan zie je welke klant te weinig betaalt voor het werk dat hij vraagt. Dat telt, want arbeid is in een warehouse de grootste kostenpost. In Noord-Amerikaanse koelhuizen was dat 46 procent van alle kosten, volgens de Cold Chain Index van de Global Cold Chain Alliance over het eerste kwartaal van 2020.
Weeg voor en na bij bulk
Bij bulk komt het gewicht erbij. Weeg voor en na het afvullen en registreer het verschil per batch. Verlies dat je niet meet, betaal je zelf.
2. Labelen en stickeren
Bij labelen breng je een etiket aan dat er bij de productie nog niet op zat, zoals een klantlabel, een landlabel, een prijssticker of een ADR-label.
Koppel een norm aan elke labelhandeling
Labelen kost per stuk weinig, en daardoor telt niemand het goed. Een paar honderd labels per dag die niet worden doorbelast, zijn aan het eind van het jaar een flink bedrag. Koppel daarom aan elke labelhandeling een vaste norm voor materiaal en tijd, bijvoorbeeld 0,25 euro aan stickers en 5 minuten arbeid. Laat die norm automatisch meetellen zodra de handeling is afgerond. Dan hoeft niemand op de vloer te rekenen.
Scan elk gelabeld product
Een verkeerd label kost meer dan het label zelf. Het product komt terug of wordt afgekeurd bij de afnemer. Laat elk gelabeld product scannen en vergelijk de scan met de order. Een fout vang je zo bij jou in het warehouse af, en de scan is meteen het bewijs dat het werk is gedaan.
Leg labelafspraken per klant vast
Bewaar per klant welk label bij welk artikel en welk land hoort. Medewerkers die dat uit hun hoofd moeten weten, maken fouten zodra er een nieuwe collega bij komt.
3. Mengen en afvullen
Bij mengen en afvullen bewerk je een bulkproduct. Je mengt grondstoffen, voegt additieven toe, verwarmt of smelt een product en vult het af in vaten, IBC’s, bigbags of octabins.
Leg vast wat erin ging en wat eruit kwam
Bij een menging verdwijnen twee of meer partijen en ontstaat er een nieuwe. Registreer per bewerking welke batches je hebt gebruikt en hoeveel van elk. Leg ook vast welk eindproduct eruit kwam, en in welke hoeveelheid. Zonder die koppeling kun je bij een klacht niet terugzoeken waar een grondstof vandaan kwam.
Weeg bij de bron
Gewichten die met de hand van de weegbrug of de afvulmachine worden overgenomen, zijn een bron van fouten. Koppel de weegschaal aan je registratie of laat het gewicht direct op de werkvloer invoeren. Verschillen tussen begin- en eindgewicht zie je dan dezelfde dag, per opdracht.
Spreek af wie het verlies draagt
Bij mengen, verwarmen en afvullen gaat altijd wat product verloren. Spreek met de klant een normverlies af. Wat daarboven zit, wil je kunnen verklaren, en dat lukt alleen als je elke stap hebt gewogen.
Registreer temperatuur en tijd
Verwarmen en smelten kosten energie en tanktijd. Leg per opdracht vast hoe lang een tank op temperatuur stond en tot welke temperatuur. Dat is werk dat je kunt doorbelasten. Bij een kwaliteitsvraag laat het ook zien dat het product goed is behandeld.
4. Kwaliteitscontrole en monstername
Bij kwaliteitscontrole inspecteer je goederen, neem je monsters, zet je partijen in quarantaine en geef je ze vrij als de uitslag goed is.
Blokkeer partijen in quarantaine
Het risico zit in de status. Een partij in quarantaine die toch wordt gepickt, is een klacht of erger. Leg de status vast op de partij zelf en laat het systeem picken blokkeren tot de vrijgave er is. Een briefje op de pallet of een kleur in een Excel-lijst houdt dat niet tegen. Voor geneesmiddelen is dit ook de regel. De Europese GDP-richtlijnen van 2013 staan toe dat je partijen in het systeem scheidt in plaats van in een aparte ruimte, als dat systeem even veilig is en gevalideerd.
Maak controles verplicht
Maak controles verplichte stappen. Een opdracht kan pas dicht als elke check is afgevinkt. Bij een afwijking vult de medewerker een toelichting in en maakt hij een foto. Bij een klacht of audit heb je dan per partij zwart op wit wat er is gecontroleerd en door wie.
Boek monsters af van de voorraad
Boek monsters af van de voorraad. Een paar kilo per partij lijkt niets, maar zonder boeking krijg je bij de telling een verschil dat niemand kan verklaren. Monstername en labkosten zijn ook werk dat je kunt doorbelasten, mits je ze per partij registreert.
5. Reinigen en flushing
Bij reinigen maak je tanks, IBC’s of leidingen schoon voordat er een ander product in gaat. Bij flushing spoel je een leiding of tank door met product of een spoelmiddel. In tankopslag gebeurt dit bij elke productwissel.
Koppel elke reiniging aan een opdracht
Reinigen gebeurt vaak tussen twee klussen door en wordt daardoor gezien als onderhoud. Het is werk dat een klant veroorzaakt, met een productwissel of een strengere eis. Maak er een eigen opdracht van, gekoppeld aan de klant, en factureer het ook zo.
Leg vast wat er in de tank zat
Het vorige product bepaalt welke reiniging nodig is. Bij food en chemie bepaalt het ook of een tank opnieuw gebruikt mag worden. Laat de medewerker invullen welke methode hij heeft gebruikt en wat de controle na afloop opleverde.
Maak vrijgave een verplichte stap
Een tank mag pas weer gevuld worden als de reiniging is gecontroleerd en afgetekend. Laat het systeem de tank blokkeren tot die stap klaar is. Zo komt er geen product in een tank die nog niet schoon is.
Tel spoelmiddel en afvalwater mee
Flushing kost product of spoelmiddel, en het spoelwater moet worden afgevoerd. Registreer de hoeveelheden per opdracht. Afvoerkosten die je niet vastlegt, betaal je zelf.
Gewoonten die bij elke vorm van value added logistics helpen
Registreer op de vloer, tijdens het werk. Elke keer dat iets van papier of whiteboard wordt overgetypt, gaat er iets mis of iets verloren. Een medewerker die op een scanner of tablet de stappen afvinkt en aantallen invult, levert de gegevens aan waar je later op factureert.
Maak per klant een vaste werkinstructie met de stappen, de controles en de vragen die bij een opdracht horen. Bepaal welke stappen verplicht zijn. De medewerker kan de opdracht pas afsluiten als die zijn gedaan. Zo werkt een nieuwe collega op dezelfde manier als iemand die er al tien jaar staat.
Leg per activiteit vast waarop je factureert. Dat kan per stuk, per label, per uur, per kilo of per opdracht. Spreek het af in het contract en koppel het aan de registratie. Als de grondslag niet vastligt, weet de medewerker ook niet wat hij moet tellen.
Kijk elke week naar VAL-opdrachten die zijn uitgevoerd maar nog niet gefactureerd. Hier vind je meestal het geld dat anders blijft liggen. Vergelijk ook de werkelijke tijd met de afgesproken tijd per klant. Een klant die structureel meer uren kost dan hij betaalt, is een gesprek waard.
De vraag naar VAL verschilt per klant. Klundt, Towers en Bechkoum onderzochten in 2024 hoe zes bedrijven met distributiecentra in Duitsland value added services inzetten. Wisselende VAL-vragen leverden daar meer op, maar vroegen een flexibelere operatie. Vaste, voorspelbare VAL vroeg om standaardisatie. Met werkinstructies per klant en een vaste manier van registreren heb je allebei.
Zo registreer je value added logistics en verdien je er meer aan
Aan opslag verdien je weinig, aan VAL meer. Dat geld komt alleen binnen als het werk op de vloer wordt vastgelegd terwijl het gebeurt, en als het tarief past bij wat het werk echt kost. Bij alle vijf vormen gaat het op dezelfde plek mis. Het werk wordt achteraf vastgelegd, of helemaal niet.
Begin klein. Kies de klant met de meeste VAL-opdrachten en houd een maand lang per opdracht bij hoeveel tijd en materiaal erin gaat. Leg dat naast wat je die klant in dezelfde maand hebt gefactureerd. Het verschil laat zien hoeveel je laat liggen en bij welke vorm van VAL. Pak die vorm als eerste aan. Maak er een vaste werkinstructie voor en spreek een tarief af dat past bij de tijd die je hebt gemeten. Neem daarna de volgende klant.
Bronnen en achtergrond
Klundt, E., Towers, N. en Bechkoum, K. (2024), Lean and agile supply strategies in distribution centres to deliver Value Added Services (VAS). Logistics, 8 (3), art. 67.
Global Cold Chain Alliance (2020), Labor Continues to be Highest Cost in Operating a Cold Storage Warehouse. Cold Chain Index, eerste kwartaal 2020.
Europese Commissie (2013), Richtsnoeren van 5 november 2013 inzake goede distributiepraktijken voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik (2013/C 343/01). Samengevat in ECA Academy, Checklist for Implementation of GDP Principles, Part 5: Operations.