'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}
22-10-2026 | 5 min.
Van weegbrug tot factuur, zo verantwoord je elke kilo bulk
Een vrachtwagen komt binnen met 28.400 kilo bulkgoederen. Het gewicht wordt geregistreerd, de lading wordt gelost en het product gaat de opslag in. Een paar dagen later wordt een deel verwerkt. Uiteindelijk wordt er 27.960 kilo uitgeleverd. Als er geen voorraad meer over is, blijft er een verschil van 440 kilo dat verklaard moet worden.
Ik ben Leroy den Engelsman en binnen Adaption houd ik me bezig met Operations en Customer Success. Daardoor spreek ik regelmatig bedrijven over hoe zij hun logistieke werkzaamheden uitvoeren en registreren. Wat ik vaak tegenkom, is dat de inkomende en uitgaande gewichten goed worden bijgehouden. Het wordt lastiger wanneer je wilt terugzien wat er tussen die twee momenten is gebeurd.
Vooral bij bulkbedrijven die goederen voor klanten opslaan en verwerken, is die informatie belangrijk. Je wilt kunnen uitleggen waar iedere hoeveelheid product is gebleven en welke werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Snelle navigatie:
Leroy den Engelsman
Manager Operations bij Adaption, expert in logistieke software en procesdigitalisering
Een gewichtsverschil hoeft geen probleem te zijn
Tijdens de opslag en verwerking van bulkgoederen kunnen gewichtsverschillen ontstaan. Bij vloeibare bulk kan product achterblijven in leidingen of tanks. Bij droge bulk kan materiaal verloren gaan tijdens het overslaan. Ook het vochtgehalte kan invloed hebben op het gewicht.
Dat hoort soms bij het proces. Wel moet je kunnen vastleggen hoeveel het verschil bedraagt en waar het vandaan komt.
Neem het voorbeeld van de 28.400 kilo die binnenkomt. Na verwerking wordt er 27.960 kilo uitgeleverd. Wanneer de opslag daarna leeg is, moet je kunnen verklaren waar de overige 440 kilo is gebleven.
Als tijdens de verwerking is geregistreerd hoeveel product is gebruikt, wat er is achtergebleven en of er verlies is ontstaan, kun je dat verschil controleren. Ontbreken die gegevens, dan begint het uitzoekwerk vaak pas wanneer de klant ernaar vraagt.
Registreer wat er gebeurt op het moment dat het gebeurt
In gesprekken met logistieke bedrijven zie ik dat veel informatie nog handmatig wordt verwerkt. Het gewicht staat in het systeem van de weegbrug, terwijl een medewerker de uitgevoerde werkzaamheden ergens anders bijhoudt. De administratie krijgt later door welke diensten gefactureerd moeten worden. Een betere werkwijze begint met het registreren van gegevens tijdens de uitvoering.
Wanneer een vrachtwagen wordt gewogen, kan het gewicht automatisch aan de juiste opdracht worden gekoppeld. Een koppeling tussen de weegbrug en het voorraadbeheersysteem voorkomt dat medewerkers de gewichten opnieuw moeten invoeren.
Value Added Services (VAS)
Dat principe kun je ook toepassen bij interne goederenbewegingen en Value Added Services (VAS).
Stel dat een medewerker 25.000 kilo bulkgoed gaat afvullen in big bags. Tijdens het afvullen worden de gevulde big bags gewogen. Uiteindelijk is er 24.700 kilo verwerkt en wordt er een verschil van 300 kilo vastgesteld.
Door deze gegevens direct bij de opdracht te registreren, kan de voorraad worden bijgewerkt. Ook kan worden vastgelegd hoeveel product verloren is gegaan of waarom een hoeveelheid afwijkt. Als de oorzaak nog onbekend is, blijft het verschil zichtbaar totdat het is onderzocht. Zo hoef je achteraf minder gegevens bij elkaar te zoeken.
Maak registreren onderdeel van het dagelijkse werk
Een goede registratie hoeft niet te betekenen dat medewerkers meer administratief werk krijgen.
De informatie die je nodig hebt, ontstaat vaak tijdens werkzaamheden die toch al worden uitgevoerd. Een medewerker weegt een vrachtwagen, verplaatst product naar een andere silo of vult een partij af.
Het helpt wanneer die medewerker de gegevens direct bij zijn opdracht kan vastleggen. Daarbij moet duidelijk zijn welke informatie nodig is. Bij een interne verplaatsing wil je bijvoorbeeld weten uit welke silo het product komt, naar welke silo het gaat en hoeveel er is verplaatst.
Ook is het verstandig om vooraf af te spreken hoe gewichtsverschillen worden geregistreerd. Welke verschillen mogen binnen een afgesproken marge vallen? Wanneer moet iemand een oorzaak opgeven? En wie controleert verschillen die nog niet verklaard zijn?
Door hier vaste afspraken over te maken, voorkom je dat iedere medewerker op zijn eigen manier registreert.
Gebruik dezelfde gegevens voor de voorraad en facturatie
De registratie op de werkvloer is ook belangrijk voor de verdere administratie. Veel bulkbedrijven berekenen hun diensten op basis van gewicht, opslagduur of uitgevoerde bewerkingen.
Denk aan het mengen van partijen, het afvullen in IBC’s of het opslaan van goederen in een silo. Wanneer een medewerker een bewerking direct bij de juiste opdracht registreert, kan de administratie die gegevens later gebruiken voor de facturatie. Zo wordt duidelijk welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en welke hoeveelheden daarbij betrokken waren.
Dat helpt ook wanneer een klant vragen stelt over zijn factuur of voorraadoverzicht. Je kunt terugzien welke goederen zijn ontvangen, wat ermee is gebeurd en welke hoeveelheden zijn uitgeleverd. Voor bedrijven die goederen van klanten beheren, maakt dat de verantwoording een stuk eenvoudiger.
Begin met één proces en breid daarna uit
Bedrijven die veel in Excel of op papier registreren, hoeven hun volledige werkwijze niet in één keer aan te passen. Mijn advies is om eerst één goederenstroom te bekijken. Bijvoorbeeld de ontvangst van bulkgoederen per vrachtwagen.
Breng in kaart waar het gewicht wordt geregistreerd, wie het vervolgens overneemt en wanneer de voorraad wordt bijgewerkt. Kijk daarna welke stappen automatisch kunnen verlopen en waar handmatige invoer nog nodig is. Wanneer de registratie bij binnenkomst goed werkt, kun je hetzelfde doen bij de uitlevering. Vervolgens kun je de interne verplaatsingen en VAS-werkzaamheden meenemen.
Controleer daarbij regelmatig of de geregistreerde hoeveelheden aansluiten op de fysieke voorraad. Onderzoek verschillen en leg vast welke correcties zijn uitgevoerd. Op die manier bouw je een administratie op waarin je de goederenbewegingen per partij kunt volgen.
Meer grip op bulk en VAS
Als ik één advies mag geven, is het om de registratie zo dicht mogelijk bij het werk te organiseren. Op het moment dat een product wordt gewogen of verwerkt, is de informatie beschikbaar. Wanneer je die direct vastlegt, wordt het eenvoudiger om later de voorraad te controleren en vragen van klanten te beantwoorden.
Op 10 december geef ik hierover het gratis webinar: Elke kilo telt, grip op bulk en VAS.
Tijdens dit webinar bespreek ik hoe je gewichtsverschillen vastlegt, handmatige registraties vermindert en de informatie uit je bulkprocessen gebruikt voor voorraadbeheer en facturatie. We lopen door verschillende praktijksituaties en laten zien hoe je de registratie slimmer kunt organiseren.
Klik op de knop hieronder voor meer informatie over het webinar en om je gratis aan te melden.