Warehouse optimalisatie
Wanneer heb je een WMS nodig? 5 signalen dat je magazijn toe is aan verandering
Veel magazijnen beginnen met een overzichtelijke werkwijze. De voorraad wordt bijgehouden in Excel, orders worden handmatig verwerkt en medewerkers weten meestal precies waar goederen staan. Zolang het aantal artikelen en orders beperkt blijft, kan dat prima werken.
Maar naarmate een bedrijf groeit, verandert de situatie. Wat eerst goed werkte, begint steeds meer tijd te kosten. Op dat moment kan een Warehouse Management Systeem (WMS) uitkomst bieden. Maar wanneer is het verstandig om over te stappen op een WMS? En hoe herken je dat je huidige manier van werken niet meer voldoende is?
In deze blog bespreken we vijf signalen die erop wijzen dat jouw magazijn toe kan zijn aan een WMS.
Snelle Navigatie:
- Signaal 1: Medewerkers zijn regelmatig op zoek naar goederen
- Signaal 2: Je voorraad klopt steeds vaker niet
- Signaal 3: Orders verwerken kost steeds meer administratief werk
- Signaal 4: Klanten verwachten meer inzicht en extra dienstverlening
- Signaal 5: Je magazijn groeit, maar je processen groeien niet mee
- Conclusie: Warehouse efficiency
Medeoprichter en directeur van Adaption, expert in logistieke software en procesdigitalisering
Hoe weet je of jouw magazijn een WMS nodig heeft?
Een WMS helpt bedrijven om magazijnprocessen digitaal te beheren. Denk aan de ontvangst van goederen, voorraadbeheer, opslaglocaties, orderpicking en verzending. Medewerkers kunnen hun werkzaamheden registreren met scanners, terwijl de voorraadadministratie direct wordt bijgewerkt.
Toch heeft niet ieder magazijn direct een uitgebreid WMS nodig. Een kleinere operatie met weinig artikelen en eenvoudige processen kan vaak prima functioneren met een bestaande administratie. De behoefte aan een WMS ontstaat vooral wanneer het steeds lastiger wordt om overzicht te houden en werkzaamheden goed te organiseren.
Dit zijn vijf signalen om op te letten:
- Je bent steeds meer tijd kwijt aan het zoeken naar goederen.
- Je voorraadadministratie loopt achter op de werkelijkheid.
- Het verwerken van orders vraagt veel handmatige handelingen.
- Je klanten vragen om meer inzicht en aanvullende dienstverlening.
- Je magazijn groeit sneller dan je huidige werkwijze aankan.
Signaal 1: Medewerkers zijn regelmatig op zoek naar goederen
Herkenbare situatie
Een magazijnmedewerker krijgt de opdracht om een bestelling te verzamelen. Volgens de administratie liggen de benodigde artikelen op een bepaalde locatie. Eenmaal aangekomen blijkt de locatie leeg te zijn.
De medewerker vraagt collega’s of zij weten waar de goederen staan. Na enkele minuten zoeken worden de artikelen teruggevonden op een andere plek in het magazijn. De order kan alsnog worden verwerkt, maar het zoeken heeft onnodig tijd gekost.
Waarom is dit een probleem?
Wanneer medewerkers niet precies weten waar goederen liggen, ontstaan vertragingen bij het verzamelen en verplaatsen van voorraad. Bij een klein magazijn zijn zulke situaties vaak nog eenvoudig op te lossen. Medewerkers kennen het assortiment en weten meestal waar ze moeten zoeken.
Bij grotere magazijnen, met meer artikelen en locaties, wordt dat steeds lastiger. Zeker wanneer meerdere medewerkers tegelijkertijd goederen ontvangen, opslaan en verplaatsen.
Hoe helpt een WMS?
Met een WMS krijgt iedere opslaglocatie een eigen registratie. Zodra goederen binnenkomen, worden ze gekoppeld aan een locatie in het magazijn. Bij iedere verplaatsing wordt de nieuwe locatie vastgelegd, bijvoorbeeld door de goederen en de opslaglocatie te scannen. Hierdoor kunnen medewerkers in het systeem terugvinden waar een artikel staat en hoeveel voorraad op die locatie beschikbaar is.
Wat kun je zelf onderzoeken?
- Houd bij hoe vaak medewerkers goederen niet direct kunnen vinden.
- Meet hoeveel tijd verloren gaat aan zoekwerk.
- Controleer of alle opslaglocaties duidelijk herkenbaar zijn.
- Onderzoek hoe goederenverplaatsingen momenteel worden geregistreerd.
Wanneer wordt een WMS interessant?
Wanneer medewerkers structureel tijd verliezen aan het zoeken naar goederen en de juiste opslaglocatie niet meer eenvoudig uit de administratie is af te leiden.
Waar moet je op letten?
Een WMS werkt alleen goed wanneer goederenverplaatsingen consequent worden geregistreerd. Duidelijke werkinstructies en correcte locatiegegevens blijven daarom belangrijk.
Signaal 2: Je voorraad klopt steeds vaker niet
Herkenbare situatie
Een klant bestelt twintig pallets van een bepaald product. Volgens de administratie zijn er nog vijfentwintig beschikbaar. Bij het verzamelen van de bestelling blijken er echter maar achttien pallets aanwezig te zijn. De overige pallets zijn mogelijk eerder verplaatst, verkeerd geregistreerd of al gebruikt voor een andere opdracht.
De bestelling kan daardoor niet volledig worden geleverd. Er moet worden uitgezocht waar het verschil is ontstaan.
Waarom is dit een probleem?
Een betrouwbare voorraadadministratie is belangrijk voor vrijwel iedere magazijnactiviteit. Wanneer de geregistreerde voorraad niet overeenkomt met de fysieke voorraad, kunnen medewerkers geen goede beslissingen nemen over inkomende en uitgaande goederen.
Voor logistiek dienstverleners kan dit extra lastig zijn. Zij beheren vaak goederen van verschillende klanten en moeten precies kunnen aangeven welke voorraad beschikbaar is.
Ook bij producten waarbij batchnummers, houdbaarheidsdata of specifieke opslagvoorwaarden belangrijk zijn, kunnen onjuiste registraties grote gevolgen hebben.
Hoe helpt een WMS?
Een WMS registreert voorraadbewegingen tijdens de uitvoering van magazijnwerkzaamheden. Bij ontvangst, opslag, verplaatsing en uitslag wordt vastgelegd welke goederen worden verwerkt. Afhankelijk van de inrichting kan het systeem ook informatie bijhouden over batches, serienummers, gewicht en houdbaarheidsdata. Zo ontstaat een actueel overzicht van de voorraad, inclusief de locatie en status van goederen.
Wat kun je zelf onderzoeken?
- Vergelijk regelmatig de fysieke voorraad met de geregistreerde aantallen.
- Breng in kaart hoe vaak voorraadcorrecties nodig zijn.
- Onderzoek waar verschillen ontstaan, bijvoorbeeld bij ontvangst, interne verplaatsingen of verzending.
- Controleer of alle medewerkers dezelfde werkwijze gebruiken bij voorraadregistraties.
Wanneer wordt een WMS interessant?
Wanneer voorraadverschillen regelmatig leiden tot vertraging, extra controles of problemen met klantorders.
Waar moet je op letten?
Signaal 3: Orders verwerken kost steeds meer administratief werk
Herkenbare situatie
Een logistiek bedrijf ontvangt dagelijks bestellingen van verschillende klanten. Sommige orders komen binnen via e-mail, andere via Excel-bestanden of rechtstreeks vanuit het ERP-systeem van een klant.
Een medewerker verzamelt de informatie en voert de orders handmatig in. Daarna worden picklijsten gemaakt en doorgegeven aan de magazijnmedewerkers.
Na het verzamelen worden de aantallen opnieuw gecontroleerd en administratief verwerkt. Bij iedere bestelling worden dezelfde gegevens op meerdere momenten gebruikt en soms opnieuw ingevoerd.
Het pijnpunt
Handmatige orderverwerking kost tijd en vergroot de kans op invoerfouten. Naarmate het aantal orders groeit, neemt ook de administratieve belasting toe. Medewerkers besteden steeds meer tijd aan het overnemen en controleren van gegevens. Daarnaast ontstaat vertraging tussen het moment waarop een order binnenkomt en het moment waarop de magazijnmedewerkers ermee kunnen beginnen.
Hoe helpt een WMS?
Een WMS kan orders digitaal verwerken en medewerkers begeleiden bij het verzamelen, controleren en verzenden van goederen. Door het WMS te koppelen aan bijvoorbeeld een ERP-systeem of het systeem van een klant, kunnen orders automatisch worden uitgewisseld.
Magazijnmedewerkers ontvangen vervolgens hun opdrachten via een scanner of mobiele applicatie. Tijdens het verzamelen worden de handelingen geregistreerd, waardoor de voortgang van orders inzichtelijk blijft.
Wat kun je zelf onderzoeken?
- Breng in kaart via welke kanalen orders binnenkomen.
- Meet hoeveel tijd medewerkers besteden aan het invoeren en controleren van orders.
- Onderzoek welke gegevens meerdere keren handmatig worden overgenomen.
- Kijk welke systemen met elkaar gekoppeld kunnen worden.
Wanneer wordt een WMS interessant?
Wanneer de administratieve verwerking van orders een belangrijk deel van de dagelijkse werkzaamheden inneemt of wanneer handmatige invoer regelmatig fouten veroorzaakt.
Waar moet je op letten?
Een koppeling tussen systemen vraagt om goede afspraken over gegevens. Denk aan artikelcodes, verpakkingseenheden en klantgegevens. Wanneer deze informatie niet overeenkomt, kunnen ook automatisch verwerkte orders fouten bevatten.
Signaal 4: Klanten verwachten meer inzicht en extra dienstverlening
Herkenbare situatie
Een klant belt met de vraag hoeveel voorraad er nog beschikbaar is. Kort daarna wil een andere klant weten of een bepaalde partij goederen al is omgepakt en klaarstaat voor verzending.
Een medewerker moet beide vragen uitzoeken. Hiervoor worden verschillende systemen geraadpleegd en wordt contact opgenomen met collega’s op de werkvloer. Ondertussen komen nieuwe verzoeken binnen, bijvoorbeeld voor het etiketteren van goederen of het samenstellen van verschillende producten tot één bestelling.
Waarom is dit een probleem?
Voor logistiek dienstverleners worden de wensen van klanten steeds uitgebreider. Naast opslag en verzending bieden veel bedrijven aanvullende diensten aan, zoals ompakken, mengen, etiketteren en andere Value Added Services (VAS).
Deze werkzaamheden hebben invloed op de beschikbare voorraad en vragen om een nauwkeurige registratie. Ook verwachten klanten vaak dat zij snel inzicht kunnen krijgen in hun voorraad en de status van hun opdrachten. Wanneer deze informatie verspreid staat over verschillende bestanden en systemen, kost het veel tijd om vragen te beantwoorden.
Hoe helpt een WMS?
Met een WMS kunnen voorraadgegevens, klantorders en uitgevoerde magazijnwerkzaamheden centraal worden vastgelegd. Bij aanvullende werkzaamheden kan het systeem bijvoorbeeld registreren hoeveel goederen worden gebruikt, welke bewerkingen plaatsvinden en hoeveel eindproduct beschikbaar komt.
Via een klantenportaal kan relevante informatie bovendien direct beschikbaar worden gesteld aan klanten, afhankelijk van de mogelijkheden van het gekozen WMS.
Wat kun je zelf onderzoeken?
- Bekijk welke vragen klanten regelmatig stellen over voorraad en orderstatus.
- Onderzoek hoeveel tijd medewerkers besteden aan het verzamelen van deze informatie.
- Breng in kaart welke aanvullende magazijnwerkzaamheden je uitvoert.
- Controleer of de uitgevoerde werkzaamheden correct worden vastgelegd en eventueel doorbelast.
Wanneer wordt een WMS interessant?
Wanneer klanten steeds meer informatie verwachten en aanvullende werkzaamheden moeilijk te beheren zijn met de huidige administratie.
Waar moet je op letten?
Signaal 5: Je magazijn groeit, maar je processen groeien niet mee
Herkenbare situatie
Een logistiek bedrijf begint met één magazijn en een beperkt aantal klanten. De medewerkers kennen de dagelijkse werkzaamheden goed en veel afspraken worden onderling gemaakt. Enkele jaren later is de situatie veranderd. Het bedrijf beheert meerdere magazijnen, verwerkt meer orders en heeft nieuwe medewerkers aangenomen.
De oorspronkelijke werkwijze wordt nog steeds gebruikt, maar de administratie wordt steeds ingewikkelder. Er ontstaan meer uitzonderingen en medewerkers moeten regelmatig overleggen om werkzaamheden goed af te stemmen.
Waarom is dit een probleem?
Bij groei neemt de complexiteit van magazijnprocessen vaak sneller toe dan verwacht. Meer klanten betekent bijvoorbeeld meer verschillende afspraken, opslagvoorwaarden en werkwijzen.
Wanneer belangrijke informatie vooral bij ervaren medewerkers bekend is, wordt het moeilijk om nieuwe collega’s zelfstandig te laten werken. Ook het beheren van meerdere opslaglocaties kan lastig worden wanneer er geen centraal overzicht beschikbaar is.
Hoe helpt een WMS?
Een WMS ondersteunt het vastleggen van vaste werkprocessen en het aansturen van dagelijkse magazijnactiviteiten. Medewerkers kunnen opdrachten ontvangen via het systeem en worden tijdens hun werkzaamheden begeleid door de juiste stappen.
Daarnaast kan een geschikt WMS verschillende klanten, magazijnen en goederenstromen vanuit één omgeving beheren. Hierdoor wordt het eenvoudiger om nieuwe medewerkers in te werken en extra werkzaamheden toe te voegen aan de bestaande operatie.
Wat kun je zelf onderzoeken?
- Bekijk hoe het aantal orders, artikelen en klanten zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld.
- Onderzoek welke werkzaamheden afhankelijk zijn van specifieke medewerkers.
- Controleer hoeveel tijd nodig is om nieuwe collega’s in te werken.
- Breng in kaart welke problemen ontstaan wanneer de werkdruk tijdelijk toeneemt.
- Bepaal welke processen je moet aanpassen om verdere groei mogelijk te maken.
Wanneer wordt een WMS interessant?
Wanneer de bestaande werkwijze steeds meer overleg, administratie en handmatige controles vraagt om de dagelijkse operatie draaiende te houden.
Waar moet je op letten?
Kijk bij de keuze voor een WMS ook naar toekomstige ontwikkelingen. Denk aan nieuwe klanten, extra magazijnen, andere goederenstromen of aanvullende dienstverlening.
Conclusie: Wanneer is jouw magazijn klaar voor een WMS?
Een Warehouse Management Systeem is niet voor ieder magazijn direct noodzakelijk. Wanneer je een beperkt aantal artikelen beheert en de processen eenvoudig zijn, kan een overzichtelijke administratie voldoende zijn. Toch zijn er duidelijke signalen die erop wijzen dat de huidige manier van werken beperkingen begint te krijgen. Medewerkers besteden bijvoorbeeld veel tijd aan het zoeken naar goederen, voorraadverschillen komen regelmatig voor of orders moeten meerdere keren handmatig worden verwerkt.
Ook groeiende klantverwachtingen en uitbreiding van de magazijnactiviteiten kunnen ervoor zorgen dat een WMS steeds interessanter wordt. Herken je meerdere van deze signalen? Dan is het verstandig om te onderzoeken welke processen verbeterd kunnen worden en welke rol magazijnsoftware daarbij kan spelen.
Een WMS kan helpen om voorraadbewegingen nauwkeurig vast te leggen, werkzaamheden beter te organiseren en administratief werk te verminderen. Daarmee ontstaat meer overzicht over de dagelijkse operatie.
Maar een succesvolle implementatie begint met een goed beeld van je huidige processen. Kijk daarom eerst waar de grootste problemen ontstaan en welke verbeteringen voor jouw magazijn het meeste opleveren.