'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}
AI in Logistiek
AI in de logistiek: van PDF naar order en factuur
Dagelijks ontvangen logistieke bedrijven transportopdrachten en inkoopfacturen per e-mail. Vaak als PDF, waarbij iedere klant of leverancier een eigen indeling gebruikt. Medewerkers nemen vervolgens gegevens over in hun logistieke software. Bij tientallen documenten per dag kost dat behoorlijk wat tijd.
Ik ben Toon Schilder, medeoprichter en commercieel directeur van Adaption. In mijn gesprekken met logistieke bedrijven kijk ik graag naar werkzaamheden die iedere dag terugkomen. Vooral administratieve handelingen bieden kansen voor AI.
Bij Adaption hebben we daarom twee AI-toepassingen ontwikkeld binnen onze Logistics Cloud Suite. Hiermee verwerken we transportopdrachten en inkomende facturen met minder handmatige invoer.
Snelle navigatie:
Medeoprichter en directeur van Adaption, expert in logistieke software en procesdigitalisering
1. AI Order Verwerking: transportopdrachten automatisch inlezen
Een transportopdracht bevat vaak dezelfde soort gegevens. Denk aan laad- en losadressen, datums, gewichten en aanvullende instructies. Deze informatie moet vervolgens worden overgenomen in het Transport Management Systeem (TMS).
Met onze AI Order Verwerking kan een medewerker een PDF-document uploaden in de Logistics Cloud Suite. AI leest het document, herkent de relevante informatie en vult deze automatisch in bij een nieuwe Customer Order.
De module ondersteunt verschillende talen en documentindelingen. Dat is handig voor logistieke bedrijven die opdrachten ontvangen van meerdere klanten. Na het uitlezen verschijnen het oorspronkelijke document en de ingevulde ordergegevens naast elkaar. De medewerker controleert de informatie en keurt de order goed voordat deze verder wordt verwerkt.
Hierdoor neemt het handmatige invoerwerk af en kunnen medewerkers meer tijd besteden aan het verwerken van opdrachten en het beoordelen van afwijkingen.
2. AI Incoming Invoices: van PDF naar inkomende factuur
Ook bij de verwerking van inkoopfacturen komt veel handmatig werk kijken. Facturen van transporteurs, charters en andere leveranciers bevatten gegevens die opnieuw in de administratie moeten worden ingevoerd.
Met AI Incoming Invoices hebben we ook dit proces verder geautomatiseerd. De AI leest een PDF-factuur en herkent gegevens zoals de leverancier, het factuurnummer, bedragen, btw en factuurregels. Deze informatie wordt omgezet naar een standaard UBL-XML-document.
Vervolgens verwerkt de Logistics Cloud Suite dit document via de bestaande EDI-functionaliteit. De gegevens worden gekoppeld aan de juiste leveranciers, grootboekrekeningen en kostcodes. Na een succesvolle controle maakt het systeem de inkomende factuur aan, inclusief factuurregels en bijbehorende kostenregels.
Ontbreekt een koppeling of zijn gegevens onduidelijk, dan krijgt de gebruiker een melding en kan deze de ontbrekende informatie aanvullen. De uiteindelijke boeking blijft een aparte stap.
Voor bedrijven die veel PDF-facturen ontvangen, kan dit aanzienlijk schelen in het dagelijkse invoerwerk.
AI als onderdeel van bestaande logistieke processen
Wat ik belangrijk vind bij de inzet van AI, is dat de technologie aansluit op de processen waarmee bedrijven al werken.
Daarom hebben we ervoor gekozen om AI te gebruiken voor het uitlezen en herkennen van documenten. De verdere verwerking verloopt via de bestaande functionaliteit van onze Logistics Cloud Suite.
Zo blijven de gebruikelijke controles en bedrijfsregels onderdeel van het proces. Medewerkers houden zicht op de gegevens die worden verwerkt en kunnen ingrijpen wanneer iets aandacht nodig heeft.
We blijven AI verder ontwikkelen
Met AI Order Verwerking en AI Incoming Invoices hebben we de eerste gerichte AI-toepassingen toegevoegd aan onze logistieke software.
De komende periode blijven we deze mogelijkheden doorontwikkelen. Daarbij kijken we samen met onze klanten naar andere werkzaamheden waarbij AI tijd kan besparen en de dagelijkse administratie kan vereenvoudigen.
Benieuwd hoe AI binnen jouw logistieke processen kan worden ingezet?
Neem contact met ons op. We laten graag zien hoe onze AI-modules werken en kijken samen welke mogelijkheden aansluiten op jouw organisatie.