Transportkosten verlagen
Je transportkosten zijn hoger dan nodig. Dit is waarom, en wat je eraan kunt doen.
Transportkosten verlagen klinkt eenvoudig: zoek een goedkopere vervoerder, onderhandel over het tarief of plan minder ritten. In de praktijk werkt dat zelden zo simpel. Transport is onderdeel van een keten. Een beslissing die op papier een paar euro per zending bespaart, kan verderop zorgen voor langere levertijden, extra voorraad, meer spoedtransporten of ontevreden klanten. Dan heb je de kosten niet verlaagd, maar verplaatst.
Ik werk dagelijks met logistieke processen, supply-chainvraagstukken en de inrichting van operationele processen. Vanuit die praktijk kijk ik vooral naar waar kosten ontstaan, hoe processen elkaar beïnvloeden en welke verbeteringen haalbaar zijn zonder in te leveren op leverbetrouwbaarheid. Mijn uitgangspunt bij transportoptimalisatie is daarom: kijk niet alleen naar het tarief per kilometer of zending, maar naar de manier waarop transport wordt georganiseerd.
In deze blog vind je acht praktische manieren om transportkosten te verlagen zonder service te verliezen.
Snelle Navigatie:
- 1. Begin met inzicht in je werkelijke transportkosten
- 2. Verhoog de beladingsgraad
- 3. Verminder lege kilometers
- 4. Consolideer orders waar de klant dat toelaat
- 5. Maak onderscheid tussen standaard en spoed
- 6. Kies niet automatisch voor de goedkoopste vervoerder
- 7. Gebruik meerdere vervoerders slim
- 8. Laat WMS en TMS beter samenwerken
- Conclusie
Medeoprichter en directeur van Adaption, expert in logistieke software en procesdigitalisering
1. Begin met inzicht in je werkelijke transportkosten
Wie transportkosten wil verlagen, moet eerst weten waar die kosten ontstaan. Dat klinkt logisch, maar in veel organisaties is het totale transportbedrag beter inzichtelijk dan de kostenstructuur erachter. Kijk daarom niet alleen naar de maandelijkse factuur, maar bijvoorbeeld naar:
- kosten per zending, order, kilogram of pallet, afleveradres, vervoerder en perland of regio;
- toeslagen;
- wachtkosten;
- spoedzendingen;
- mislukte afleveringen;
- kosten van deelzendingen.
Juist de uitzonderingen zijn interessant. Als 90% van de orders efficiënt wordt vervoerd, maar de overige 10% regelmatig voor spoedritten, extra stops of dure deelzendingen zorgt, kan daar een groot deel van het verbeterpotentieel zitten.
Kijk verder dan het gemiddelde
Een gemiddelde transportprijs zegt weinig als verschillende orderstromen door elkaar lopen. Vergelijk bijvoorbeeld B2B-palletzendingen niet met kleine pakketleveringen. Analyseer transportstromen op basis van vergelijkbare kenmerken. Dan wordt duidelijk welke klanten, orders, routes en vervoersvormen relatief duur zijn.
2. Verhoog de beladingsgraad
Een vrachtwagen die halfvol rijdt, kost bijna net zoveel als een goed gevulde vrachtwagen. Daarom is de beladingsgraad een van de belangrijkste factoren bij transportoptimalisatie. Hoe beter de beschikbare capaciteit wordt benut, hoe lager de transportkosten per pallet, product of order kunnen worden.
Dat betekent niet dat iedere vrachtwagen tot de laatste kubieke centimeter gevuld moet zijn. Kijk vooral naar patronen. Vertrekken er bijvoorbeeld iedere dinsdag en woensdag twee gedeeltelijk gevulde voertuigen richting dezelfde regio? Dan kan consolidatie interessant zijn.
Let daarbij zowel op gewicht als op volume. Een voertuig kan qua gewicht nog capaciteit hebben, maar qua laadmeters al volledig benut zijn. De beste planning kijkt daarom naar meerdere beperkingen tegelijk.
3. Verminder lege kilometers
Niet alleen de heenrit kost geld. Wanneer een voertuig na aflevering leeg of vrijwel leeg terugrijdt, betaal je indirect ook voor kilometers waarop geen omzetgevende lading wordt vervoerd.
Lege kilometers volledig voorkomen is niet realistisch. Ze structureel meten en verminderen wel. Analyseer bijvoorbeeld:
- waar voertuigen leeg terugkomen;
- welke routes regelmatig eenrichtingsverkeer zijn;
- of retourstromen gecombineerd kunnen worden;
- of leveranciersstromen op retourritten passen;
- of verschillende transportstromen gecombineerd kunnen worden.
In de Europese transportsector wordt het verminderen van lege kilometers niet voor niets gezien als een belangrijke manier om zowel operationele kosten als energiegebruik terug te dringen.
4. Consolideer orders waar de klant dat toelaat
Vandaag drie pallets versturen en morgen nog twee kan duurder zijn dan één zending van vijf pallets. Toch ontstaan deelzendingen regelmatig door de inrichting van order– en magazijnprocessen.
Een order wordt vrijgegeven zodra deze beschikbaar is. Het warehouse verwerkt de order en transport plant de zending. Een paar uur later komt een tweede order voor dezelfde klant binnen. Operationeel zijn het twee correcte processen. Logistiek gezien had het één zending kunnen zijn. Daarom is orderconsolidatie interessant.
Maar voorkom dat kostenbesparing de levertijd bepaalt
Consolidatie is alleen zinvol wanneer deze past binnen de afgesproken service.
Een klant die levering binnen 24 uur verwacht, wil niet drie dagen wachten omdat er misschien nog een order bijkomt.
Gebruik daarom duidelijke regels, bijvoorbeeld:
- consolideren binnen dezelfde dag;
- consolideren wanneer orders dezelfde leverdatum hebben;
- alleen combineren als de afgesproken levertijd niet verandert;
- uitzonderingen voor urgente orders.
Zo verlaag je transportkosten zonder dat de klant daar nadeel van ondervindt.
5. Maak onderscheid tussen standaard en spoed
Als iedere order urgent is, is uiteindelijk geen enkele order urgent. Spoedtransport is vaak aanzienlijk duurder dan regulier gepland transport. Toch wordt spoed soms gebruikt om problemen elders in het proces op te lossen. Denk aan:
- een late ordervrijgave;
- voorraad die niet beschikbaar bleek;
- vertraging in het magazijn;
- verkeerde planning;
- een gemiste cut-off;
- onvoldoende afstemming met de klant.
Analyseer daarom niet alleen hoeveel spoedzendingen er zijn, maar vooral waarom ze nodig waren. Als dezelfde oorzaak iedere maand terugkomt, ligt de oplossing waarschijnlijk niet bij transport. Een interessant KPI is daarom: percentage spoedzendingen én de oorzaak per spoedzending. Daarmee verandert spoedtransport van een noodzakelijk kwaad in een concreet verbeterpunt.
6. Kies niet automatisch voor de goedkoopste vervoerder
Een lager transporttarief betekent niet automatisch lagere logistieke kosten. Stel dat vervoerder A €5 minder per zending rekent dan vervoerder B, maar vaker te laat levert of meer schades veroorzaakt. Dan kunnen klantenservice, retouren, claims en herstelzendingen de besparing snel tenietdoen. Vergelijk vervoerders daarom op totale prestaties. Denk aan:
- transporttarief;
- leverbetrouwbaarheid;
- schadepercentage;
- first-time-right delivery;
- beschikbaarheid van capaciteit;
- kwaliteit van track-and-trace;
- snelheid bij afwijkingen;
- toeslagen;
- factuurkwaliteit.
De beste vervoerder is niet noodzakelijk degene met het laagste basistarief, maar degene die voor een specifieke transportstroom de beste combinatie van kosten en service biedt.
7. Gebruik meerdere vervoerders slim
Eén vervoerder voor alle zendingen is overzichtelijk, maar niet altijd optimaal. Een vervoerder kan bijvoorbeeld sterk zijn in Benelux-distributie, terwijl een andere betere tarieven en doorlooptijden biedt richting Duitsland of Frankrijk. Voor pallettransport kan weer een andere partij geschikt zijn dan voor pakketten.
Met een multi-carrierstrategie kun je per zending bepalen welke vervoerder het beste past. Dat kan op basis van: bestemming, gewicht, volume, type zending, afgesproken levertijd, beschikbare capaciteit, tarief, prestaties van de vervoerder.
Een TMS kan deze keuzes automatiseren. Het doel is niet om tientallen vervoerders toe te voegen. Dat maakt de operatie juist complexer. Het gaat om een beperkt netwerk waarin iedere vervoerder wordt ingezet waar deze het sterkst is.
8. Laat WMS en TMS beter samenwerken
Transportoptimalisatie begint vaak al voordat een zending bij de vervoerder wordt aangemeld. Het warehouse bepaalt namelijk wanneer orders gereed zijn, hoe goederen worden verpakt, hoeveel pallets ontstaan en wanneer een voertuig kan worden geladen. Daarom moeten een Warehouse Management System (WMS) en Transport Management System (TMS) niet als losse werelden functioneren.
Een goede gegevensuitwisseling maakt het bijvoorbeeld mogelijk om al vroeg te weten:
- welke orders klaarstaan;
- hoeveel pallets worden verwacht;
- wat het gewicht en volume is;
- welke leverdatum geldt;
- welke vervoerder beschikbaar is;
- welke orders gecombineerd kunnen worden.
Hoe eerder transport betrouwbare informatie ontvangt, hoe beter er gepland kan worden.
Als een planner pas om 15:30 hoort dat er om 16:00 twaalf extra pallets naar Duitsland moeten vertrekken, zijn de mogelijkheden beperkt.
Transportkosten worden dus voor een deel bepaald door de kwaliteit en timing van informatie vanuit eerdere processen.
Conclusie: transportkosten verlagen begint vóór de vrachtwagen vertrekt
Wie structureel transportkosten wil verlagen, moet verder kijken dan vervoerderstarieven. Veel kosten ontstaan eerder in het proces: orders die op ongunstige momenten worden vrijgegeven, slechte consolidatie, onvoldoende inzicht in volumes, lage beladingsgraden of informatie die te laat bij transportplanning terechtkomt. Daarom zie ik transportoptimalisatie vooral als een ketenvraagstuk.
WMS, TMS, ordermanagement, planning en vervoerders moeten op elkaar aansluiten. Vervolgens kun je gericht sturen op de afwijkingen die werkelijk geld kosten. Het doel is daarbij niet de laagst mogelijke transportprijs. Het doel is de laagste transportkosten waarmee je de afgesproken service betrouwbaar kunt leveren.
Dat verschil is essentieel. Want kostenbesparing die ten koste gaat van de klant is meestal geen besparing, maar een probleem dat later ergens anders in de keten terugkomt.
Bronnen en achtergrond
- IRU, Understanding cost-effective freight transport
Understanding cost-effective freight transport - IRU, European road freight dynamics 2024 to 2026 and beyond
Ever more uncertainty: European road freight dynamics 2024 to 2026 and beyond – Key insights and strategic levers | IRU | World Road Transport Organisation - European Environment Agency, Freight transport activity
Freight transport activity - IRU, Road freight transport prices
https://www.iru.org/intelligence/road-transport-intelligence/road-freight-transport-prices