Plan een gratis demo met Toon Schilder
Al 3.500+ gebruikers vertrouwen op Adaption
Workflow management software voor logistieke processen
Leg vast welke stappen medewerkers moeten doorlopen en bewaak de uitvoering van complexe logistieke processen. Met de workflow management software van Adaption richt je processen in per klant, product, activiteit of logistiek scenario.
Medewerkers zien welke handelingen en controles nodig zijn, terwijl planners realtime inzicht houden in de voortgang. Zo combineer je een vaste werkwijze met de flexibiliteit die jouw operatie nodig heeft.
Configureer processen op basis van jouw werkwijze
Borg verplichte stappen en controles
Houd voortgang, uitvoering en afwijkingen centraal inzichtelijk
Ontdek in 15 tot 30 minuten hoe Adaption workflows ondersteunt binnen jouw logistieke processen.
"*" geeft vereiste velden aan
VERTROUWD DOOR LOGISTIEKE LEIDERS ZOALS
Wat is workflow management software?
Workflow management software stuurt de volgorde van activiteiten binnen een bedrijfsproces aan. Per logistiek scenario leg je vast welke stappen moeten worden uitgevoerd, welke controles verplicht zijn en welke informatie moet worden geregistreerd. Hierdoor weet iedere medewerker wat er moet gebeuren en houdt de organisatie grip op de volledige uitvoering.
Herkenbaar probleem
Wanneer processen afhankelijk worden van individuele kennis
Logistieke processen bestaan vaak uit meer stappen dan op het eerste gezicht zichtbaar is. Medewerkers moeten rekening houden met klantafspraken, producteigenschappen, kwaliteitscontroles, douanevoorschriften en veiligheidsregels.
Wanneer deze kennis vooral in hoofden, e-mails en papieren werkinstructies zit, ontstaat afhankelijkheid van ervaren medewerkers. Naarmate een organisatie groeit, wordt het steeds moeilijker om processen op iedere locatie en door iedere medewerker op dezelfde manier te laten uitvoeren.
De logistieke oplossing van Adaption
Logistieke workflows centraal vastleggen en bewaken
Binnen Adaption zijn workflows onderdeel van de Logistics Cloud Suite. Ze kunnen daardoor worden toegepast binnen het Warehouse Management Systeem, Transport Management Systeem en Freight Forwarding Systeem. Een workflow staat niet los van de operatie, maar is gekoppeld aan de betreffende order, goederenstroom, klant of activiteit.
Zo kan een inboundproces bijvoorbeeld bestaan uit ontvangst, controle, registratie, aanvullende behandeling en inslag. Pas wanneer de noodzakelijke stappen zijn afgerond, kan het proces verdergaan.
De 5 voordelen van workflow management met Adaption
1. Processen worden uniform uitgevoerd
Iedere medewerker doorloopt dezelfde vastgelegde processtappen. Hierdoor wordt de uitvoering minder afhankelijk van persoonlijke kennis of mondelinge instructies.
2. Verplichte controles worden geborgd
Belangrijke checks kunnen verplicht worden gemaakt voordat een proces wordt afgerond. Denk aan het controleren van aantallen, verpakking, temperatuur, documenten of labels.
3. Meer inzicht in de voortgang
Planners en managers zien welke stappen zijn afgerond en waar een proces nog aandacht nodig heeft. Hierdoor kunnen vertragingen en knelpunten sneller worden herkend.
4. Minder handmatige fouten
Digitale workflows begeleiden medewerkers bij de uitvoering en beperken onnodige invoer. Dit verhoogt de nauwkeurigheid en zorgt voor een consistente registratie.
5. Flexibel aan te passen
Processen kunnen verschillen per klant, product, activiteit of locatie. Hierdoor standaardiseer je de uitvoering zonder iedere situatie in exact dezelfde werkwijze te dwingen.
“Adaption onderscheidde zich door hun aanpak: persoonlijk contact, snel schakelen en direct onze use cases vertalen naar werkende oplossingen.”
Jeroen de Vries, ICT Manager bij Dekker Transport & Tankopslag
Hoe werkt workflow management binnen Adaption?
1. Het logistieke scenario bepalen
Eerst wordt bepaald voor welk proces de workflow wordt ingericht. Dit kan bijvoorbeeld gaan om:
- Inbound en goederenontvangst
- Opslag en voorraadverplaatsing
- Orderpicking en outbound
- Transportplanning en rituitvoering
- Freight Forwarding en dossierafhandeling
- Value Added Services
- Kwaliteits- of douanecontroles
Voor verschillende klanten, producten of goederenstromen kunnen afzonderlijke scenario’s worden gebruikt.
2. De processtappen vastleggen
Binnen het scenario wordt bepaald welke activiteiten in welke volgorde plaatsvinden. Bij een inboundworkflow kan dit bijvoorbeeld bestaan uit ontvangst, schadecontrole, telling, labeling en inslag.
Adaption ondersteunt flexibele workflows waarbij organisaties zelf de volgorde van inbound- en outboundactiviteiten kunnen bepalen. Zo kan een warehouse eerst een kwaliteitscontrole uitvoeren en goederen pas daarna op voorraad plaatsen.
3. Instructies en controles toevoegen
Per processtap leg je vast welke informatie een medewerker nodig heeft en welke gegevens moeten worden geregistreerd.
Met de instructiesets van Adaption kunnen onder andere verplichte controles, vragen, opmerkingen en foto’s aan een activiteit worden gekoppeld. De inhoud kan worden afgestemd op een klant, productgroep, activiteit of medewerkersgroep.
4. De workflow uitvoeren
De medewerker opent de opdracht en ziet welke stap moet worden uitgevoerd. Op de werkvloer kan dit via de Adaption Scan App op een smartphone, tablet of handheld scanner. Tijdens de uitvoering worden gegevens direct bij de juiste order of het juiste dossier geregistreerd. Hierdoor ontstaat geen afzonderlijke papieren administratie.
5. Voortgang en afwijkingen volgen
De status van het proces blijft centraal inzichtelijk. Wanneer een controle niet wordt goedgekeurd of een afwijking wordt geregistreerd, blijft dit gekoppeld aan de betreffende processtap. Zo kan tijdig worden beoordeeld of aanvullende actie nodig is voordat de workflow verdergaat.
Toepassingen binnen logistieke processen
Workflows kunnen binnen verschillende logistieke processen worden ingezet om werkzaamheden te structureren, verantwoordelijkheden inzichtelijk te maken en de voortgang te bewaken. Afhankelijk van het proces bepaalt een organisatie zelf welke stappen, controles en registraties onderdeel zijn van de workflow.
Warehouse Management
Transport Management
Binnen transportprocessen kan een workflow ondersteunen bij orderregistratie, planning, toewijzing, rituitvoering en administratieve afronding. Hierdoor blijft duidelijk welke handelingen nodig zijn voordat een transport kan worden gepland, uitgevoerd of afgesloten.
Freight Forwarding
Forwardingdossiers bestaan vaak uit meerdere afhankelijke stappen, documenten en partijen. Met workflowondersteuning kunnen organisaties deze afhandeling structureren en zichtbaar houden welke stap of documentatie nog ontbreekt.
Kwaliteit en compliance
Workflows kunnen verplichte controles bevatten voor bijvoorbeeld bulkgoederen, foodproducten, gevaarlijke goederen of douanegoederen. Door de uitvoering digitaal vast te leggen, blijft aantoonbaar welke controles zijn uitgevoerd en door wie. Dit ondersteunt interne controle en de voorbereiding op audits.
Naadloos te integreren met je huidige IT landschap
Adaption integreert naadloos met je bestaande IT-landschap en sluit aan op de systemen die je al gebruikt. Van ERP-systemen en webshops tot vervoerders en boekhoudpakketten, alle datastromen komen samen in één logisch geheel. Dankzij open API’s is vrijwel elke koppeling mogelijk, staat jouw systeem er niet bij, dan maken we het passend.
Workflow management en instructiesets
Workflow management en instructiesets ondersteunen elkaar, maar hebben niet dezelfde functie. De workflow bepaalt welke stappen in welke volgorde worden uitgevoerd. Een instructieset bepaalt hoe een specifieke handeling moet worden uitgevoerd en welke controles daarbij nodig zijn. Een outboundworkflow kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- Goederen verzamelen
- Aantallen controleren
- Producten verpakken
- Labels aanbrengen
- Zending vrijgeven
Bij de verpakkingsstap kan een instructieset vervolgens aangeven welk materiaal nodig is, welk gewicht moet worden geregistreerd en of een foto verplicht is. Zo combineert Adaption procesbesturing met praktische werkinstructies op de werkvloer.
Grip op kwaliteit en naleving
Bij complexe goederenstromen is het niet voldoende dat een proces alleen snel verloopt. De uitvoering moet ook voldoen aan klantafspraken, interne kwaliteitsnormen en geldende regelgeving.
Met workflow management leg je vast welke controles verplicht zijn voordat een proces mag doorgaan. Denk bijvoorbeeld aan:
- Controle van verpakking of verzegeling
- Temperatuurregistratie
- Controle van batch- en partijgegevens
- Aanwezigheid van verplichte documenten
- Inspectie van gevaarlijke goederen
- Registratie van schade of afwijkingen
De uitgevoerde stappen blijven gekoppeld aan de order of het dossier. Hierdoor is achteraf te reconstrueren hoe het proces is verlopen.
Veelgestelde vragen over workflow management software
Workflow management software helpt organisaties om processtappen digitaal vast te leggen, aan te sturen en te bewaken. Het systeem maakt duidelijk welke activiteiten moeten worden uitgevoerd en welke stap daarna volgt.
Een logistieke workflow is een vastgelegde reeks handelingen binnen bijvoorbeeld inbound, opslag, transport of outbound. De workflow beschrijft de volgorde, controles en benodigde registraties.
De workflow management functionaliteit van Adaption is geschikt voor logistieke organisaties met processen die uit meerdere afhankelijke stappen bestaan, waaronder:
- Logistieke dienstverleners en 3PL-organisaties
- Warehouses en distributiecentra
- Transportbedrijven en verladers
- Expediteurs en freight forwarders
- Bulkoperators en tankopslagbedrijven
- Food-, chemie- en productiebedrijven
De software is vooral relevant wanneer werkwijzen verschillen per klant, product of goederenstroom, maar de uitvoering wel controleerbaar en consistent moet blijven.
Ja. Processen en instructies kunnen worden afgestemd op een specifieke klant, productgroep, activiteit of goederenstroom.
Ja. Bepaalde controles of handelingen kunnen verplicht worden gesteld voordat een medewerker het proces kan afronden.
Ja. Op de werkvloer kunnen workflows en instructies worden uitgevoerd via onder andere de Scan App op een smartphone, tablet of handheld scanner.
Een workflow bepaalt de volgorde van het volledige proces. Een instructieset bevat de concrete instructies, vragen en controles binnen een specifieke processtap.
Ja. De workflowfunctionaliteit is onderdeel van de Logistics Cloud Suite en kan worden toegepast binnen warehouse management, transportmanagement en Freight Forwarding.
Digitale registratie maakt zichtbaar welke stappen en controles zijn uitgevoerd. Dit ondersteunt traceerbaarheid en maakt het eenvoudiger om procesinformatie bij een audit terug te vinden.
Ja. De procesinrichting kan worden gewijzigd wanneer klantafspraken, regelgeving of de operationele werkwijze veranderen.
Breng structuur in complexe logistieke processen
Met de workflow management software van Adaption leg je processtappen, controles en verantwoordelijkheden digitaal vast. Medewerkers worden ondersteund tijdens de uitvoering, terwijl planners en managers grip houden op de voortgang.
Plan een gratis demo en krijg inzicht in:
De werking van de workflow software in de praktijk
De ondersteuning van jouw logistieke processen
De mogelijkheden voor integratie en uitbreiding
Plan een gratis demo met Toon Schilder
Ontdek in 15 tot 30 minuten hoe Adaption workflows ondersteunt binnen jouw logistieke processen.
"*" geeft vereiste velden aan