Plan een gratis demo met Toon Schilder
Al 3.500+ gebruikers vertrouwen op Adaption
Charter management voor grip op externe vervoerders
Besteed ritten gecontroleerd uit aan charters en andere externe vervoerders. Met het TMS van Adaption beheer je transportpartners, tarieven, opdrachten en ritinformatie vanuit één centrale omgeving.
De planner selecteert per transport de juiste vervoerder, legt de gemaakte prijsafspraak vast en deelt de benodigde ritinformatie digitaal. Zo blijft ook uitbesteed transport onderdeel van je eigen planning en operatie.
Selecteer charters op basis van tarief, capaciteit en afspraken
Wijs ritten of meerdere deelopdrachten efficiënt toe
Deel transportinformatie digitaal en volg de uitvoering
Ontdek hoe je met Adaption TMS meer grip houdt op charters, transportkosten en uitbestede ritten.
"*" geeft vereiste velden aan
VERTROUWD DOOR LOGISTIEKE LEIDERS ZOALS
Adaption TMS voor charter management
Herkenbaar probleem
Uitbesteed transport raakt versnipperd over e-mail en Excel
Transportbedrijven en logistieke dienstverleners hebben niet altijd voldoende eigen capaciteit om iedere rit zelf uit te voeren. Bij piekdrukte, afwijkende bestemmingen of specialistisch vervoer worden daarom charters en andere externe vervoerders ingezet.
Wanneer charterplanning via e-mail, telefoon en losse spreadsheets verloopt, ontbreekt al snel een betrouwbaar overzicht. Prijsafspraken staan in mailboxen en opdrachten worden handmatig doorgestuurd. Daardoor wordt het lastig om kosten, beschikbaarheid, gemaakte afspraken en prestaties structureel te bewaken.
Adaption's logistieke oplossing
Charters beheren binnen je bestaande transportplanning
Met Adaption beheer je externe vervoerders binnen dezelfde TMS-omgeving als je eigen transportactiviteiten. De planner ziet welke orders en ritten moeten worden uitgevoerd en kan daar een eigen voertuig of externe vervoerder aan koppelen.
Bij de selectie kunnen onder andere tarieven, capaciteit, beschikbaarheid en eerdere prestaties worden meegenomen. De gekozen charter, gemaakte prijsafspraak, transportopdracht en bijbehorende documenten blijven gekoppeld aan de rit. Hierdoor blijft uitbesteed transport centraal inzichtelijk, van planning tot administratieve afronding.
De vijf voordelen van charter management met Adaption
1. Alle charters centraal beheren
Leg externe vervoerders en de bijbehorende contactgegevens, afspraken en transportmogelijkheden centraal vast. Zo hoeft de planner niet in verschillende bestanden of mailboxen te zoeken naar de juiste transportpartner.
2. De juiste vervoerder selecteren
Vergelijk mogelijke charters op basis van onder meer route, capaciteit, tarief, beschikbaarheid en prestatie. Dit helpt planners om een vervoerder te kiezen die past bij de specifieke transportopdracht.
3. Prijsafspraken direct vastleggen
Koppel contracttarieven of een afgesproken spotprijs direct aan de opdracht. Hierdoor blijft duidelijk welke inkoopprijs is overeengekomen en waarop de uiteindelijke kosten zijn gebaseerd.
4. Transportinformatie digitaal delen
Deel ritgegevens, laad- en losadressen, tijden en instructies rechtstreeks vanuit het systeem. Hierdoor hoeft informatie niet handmatig uit het TMS te worden overgenomen in losse documenten of e-mails.
5. Prestaties van vervoerders beoordelen
Gebruik geregistreerde ritinformatie om vervoerders te beoordelen op betrouwbaarheid en uitvoering. Zo ontstaat een betere basis voor toekomstige toewijzingen en prijsafspraken.
“Tijdens de demo’s bleek dat Adaption goed op de hoogte was van de processen bij RFH. Ook de werkwijze, koppelingen en samenwerking hebben, onder andere, bijgedragen aan onze keuze.”
Jaap Boomhouwer, Product Owner logistieke middelen Royal FloraHolland
Hoe werkt charter management binnen Adaption?
1. De transportopdracht vastleggen
De transportorder bevat de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering, zoals:
- Laad- en losadressen
- Gewichten en volumes
- Gewenste laad- en levertijden
- Product- en zendinginformatie
- Benodigde voertuig- of transportcapaciteit
- Aanvullende instructies en documenten
De order kan vervolgens afzonderlijk worden gepland of met andere zendingen worden gecombineerd tot een rit.
2. Een geschikte charter selecteren
De planner bepaalt of de rit met eigen capaciteit of door een externe vervoerder wordt uitgevoerd. Bij uitbesteding kan worden gezocht naar een charter die aansluit op de route, beschikbare capaciteit en gemaakte afspraken. Tarieven en vervoerdersinformatie kunnen centraal worden beheerd, zodat de keuze niet uitsluitend afhankelijk is van informatie uit eerdere e-mails of persoonlijke kennis.
3. De vervoerder en prijs toewijzen
De gekozen charter wordt aan de rit of deelopdracht gekoppeld. Daarbij wordt ook de overeengekomen inkoopprijs geregistreerd. Vanuit het dossier- of projectoverzicht kunnen meerdere suborders tegelijk aan een leverancier worden toegewezen tegen een afgesproken spotprijs. Dit vermindert herhalende handelingen bij transporten die uit meerdere deelzendingen bestaan.
4. De transportopdracht digitaal versturen
Na de toewijzing kan de benodigde ritinformatie met de charter worden gedeeld. Vanuit het Trip Planboard kan een transport booking als XML-bericht naar een externe partij worden verstuurd. Zo kunnen transportgegevens consistenter worden overgedragen en hoeft de charter de informatie niet opnieuw handmatig in een ander systeem in te voeren.
5. De uitvoering blijven volgen
Ook wanneer een rit door een charter wordt uitgevoerd, blijft deze zichtbaar binnen de transportplanning. Statussen en voortgang worden gekoppeld aan dezelfde rit en transportorder. Externe chauffeurs kunnen indien gewenst gebruikmaken van de Driver App. Zij ontvangen digitale ritinformatie en kunnen aankomst, vertrek en afronding terugmelden. De planner behoudt daardoor centraal inzicht, ongeacht of een rit door een vaste chauffeur of charter wordt uitgevoerd.
6. De rit administratief afronden
Na uitvoering blijven de afgesproken prijs, ritinformatie, statussen en transportdocumenten gekoppeld aan het dossier. Dit ondersteunt de controle van vervoerderskosten en de verdere administratieve verwerking.
Vaste charters en spotcapaciteit combineren
Niet iedere transportopdracht wordt op dezelfde manier uitbesteed. Voor terugkerende routes werken organisaties vaak met vaste vervoerders en contractafspraken. Bij piekbelasting, een afwijkende bestemming of een tekort aan capaciteit kan juist een spotprijs nodig zijn. Adaption TMS ondersteunt beide werkwijzen binnen dezelfde omgeving.
Werken met vaste vervoerders
Bij vaste charters kunnen bestaande afspraken en tarieven als uitgangspunt worden gebruikt. De planner ziet welke vervoerders beschikbaar zijn voor het betreffende type transport en kan de opdracht direct toewijzen.
Extra capaciteit inkopen tegen een spotprijs
Wanneer geen passende contractcapaciteit beschikbaar is, kan een prijs voor de specifieke opdracht worden vastgelegd. De gekozen spotprijs blijft gekoppeld aan de charter en de betreffende rit of suborder. Zo blijft achteraf inzichtelijk waarom een vervoerder is gekozen en welke prijs voor de uitvoering is afgesproken.
Naadloos te integreren met je huidige IT landschap
Adaption integreert naadloos met je bestaande IT-landschap en sluit aan op de systemen die je al gebruikt. Van ERP-systemen en webshops tot vervoerders en boekhoudpakketten, alle datastromen komen samen in één logisch geheel. Dankzij open API’s is vrijwel elke koppeling mogelijk, staat jouw systeem er niet bij, dan maken we het passend.
Charterselectie op basis van meer dan alleen prijs
De goedkoopste vervoerder is niet automatisch de beste keuze. Een charter moet ook passen bij de route, planning, lading en serviceafspraken van de klant. Bij charterselectie kunnen daarom verschillende factoren worden meegenomen:
- Beschikbare capaciteit, type voertuig en materieel
- Geografische dekking
- Contracttarief of spotprijs
- Ervaring met de route of productgroep en specifieke certificaten of transportvereisten.
- Betrouwbaarheid en eerdere prestaties.
Door deze informatie centraal te registreren, worden keuzes beter onderbouwd en minder afhankelijk van individuele kennis van één planner. Het Transport management Systeem van Adaption beschrijft charter management als ondersteuning voor het selecteren en evalueren van vervoerders op basis van prestaties en betrouwbaarheid.
Charter management binnen het Planboard
Het Planboard en Trip Planboard brengen transportorders, ritten, capaciteit en vervoerders samen in één planningsoverzicht. De planner kan een rit opbouwen, de benodigde capaciteit beoordelen en vervolgens een externe vervoerder toewijzen. Hierdoor blijft duidelijk:
- Welke ritten nog geen vervoerder hebben
- Welke charter een opdracht uitvoert
- Welke orders binnen de rit vallen
- Wat de actuele ritstatus is
- Welke prijsafspraak is vastgelegd
- Welke documenten bij het transport horen
Wijzigingen in de rit blijven binnen dezelfde planning beschikbaar. Zo kan een order worden toegevoegd, verwijderd of verplaatst zonder dat de relatie met de toegewezen vervoerder verloren gaat.
Veelgestelde vragen over charter management
Charter management is het selecteren, inzetten, aansturen en beoordelen van externe vervoerders die transportopdrachten namens een organisatie uitvoeren.
De charter management functionaliteit is geschikt voor organisaties die regelmatig transport geheel of gedeeltelijk uitbesteden, waaronder:
- Transportbedrijven met flexibele capaciteit
- Logistieke dienstverleners en 3PL-organisaties
- Expediteurs en freight forwarders
- Verladers en productiebedrijven
- Groupage- en distributievervoerders
- Bulk- en tanktransportorganisaties
- Organisaties die meerdere modaliteiten inzetten
De functionaliteit is vooral relevant wanneer meerdere planners met verschillende charters, prijzen en transportopdrachten werken.
Een charter is een externe vervoerder of transportpartner die wordt ingehuurd om één of meerdere ritten uit te voeren. Dit kan gaan om structurele samenwerking of tijdelijke capaciteit tegen een spotprijs.
Ja. Binnen het TMS kunnen ritten worden toegewezen aan voertuigen uit de eigen vloot of aan externe vervoerders.
Ja. Tarieven en prijsafspraken kunnen aan vervoerders en transportopdrachten worden gekoppeld. Voor incidentele opdrachten kan een spotprijs worden geregistreerd.
Ja. Vanuit een dossier- of projectoverzicht kunnen meerdere suborders worden geselecteerd en in één handeling aan een leverancier worden toegewezen.
Transportinformatie kan vanuit Adaption digitaal worden gedeeld. Vanuit het Trip Planboard kan een transport booking bijvoorbeeld als XML-bericht naar een externe partij worden gestuurd.
Ja. De Driver App kan ook worden gebruikt door charters en externe bestuurders. Hierdoor ontvangen zij dezelfde digitale ritinformatie en kunnen zij statussen terugmelden.
Ja. Geregistreerde informatie over uitvoering en betrouwbaarheid kan worden gebruikt om vervoerders te beoordelen en mee te nemen bij toekomstige selecties.
Nee. Rate management richt zich primair op het beheren en vergelijken van tarieven. Charter management omvat daarnaast de selectie, toewijzing, communicatie, uitvoering en beoordeling van externe vervoerders.
Binnen de Logistics Cloud Suite kunnen naast wegvervoerders ook andere leveranciers worden toegewezen, zoals barge operators, vessel operators en air operators.
Houd grip op je uitbesteede transporten
Plan een gratis demo en ontdek hoe Charter Management binnen Adaption TMS je vervoerders, opdrachten, prijzen en ritinformatie vanuit één centrale omgeving beheert. Zo blijft uitbesteed transport geïntegreerd in je eigen planning en behoud je grip op de uitvoering.
Tijdens de demo krijg je inzicht in:
De werking van het TMS in de praktijk
De ondersteuning van jouw logistieke processen
De mogelijkheden voor integratie en uitbreiding
Plan een gratis demo met Toon Schilder
Ontdek in 15 tot 30 minuten hoe het TMS van Adaption jouw charter management ondersteunt.
"*" geeft vereiste velden aan