Van inklaring tot exportcertificaat, altijd correct en op tijd.
Douane en complianceprocessen beheer je eenvoudig vanuit één centraal platform met Adaption’s Forwarding Management System (FMS). Zo voldoe je moeiteloos aan internationale wet- en regelgeving, voorkom je vertragingen en boetes, en houd je grip op je logistieke keten.
In forwarding is het correct afhandelen van douanedocumentatie en compliance meer dan een administratieve taak, het is een kritieke schakel in het internationale logistieke proces. Douanedocumentatie gaat over het opstellen, indienen en beheren van alle documenten die nodig zijn voor het internationaal vervoeren van goederen. Denk hierbij aan commerciële facturen, oorsprongscertificaten, vrachtbrieven, douaneaangiftes en speciale vergunningen. Compliance gaat over het naleven van nationale en internationale wetten en voorschriften, inclusief handelsbeperkingen, veiligheidsvoorschriften, certificeringen en milieuregels.
Het belang hiervan kan niet worden onderschat:
Wet- en regelgeving verschilt per land en verandert regelmatig.
Onvolledige of foutieve documenten kunnen leiden tot vertragingen, boetes of inbeslagname van goederen.
Klanten verwachten dat hun zending soepel en zonder oponthoud door douaneprocedures gaat.
Sterke douane- en complianceprocessen zorgen voor:
Snellere doorvoer van goederen.
Lagere risico’s op fouten en sancties.
Betere klanttevredenheid dankzij betrouwbare levertijden.
Adaption’s FMS is ontworpen om het volledige spectrum aan douanedocumentatie en complianceprocessen te ondersteunen. Zo heb je altijd alles op orde, ongeacht de modaliteit of bestemming.
Ordertypes
1. In- en uitklaring
Customs Clearance Orders: volledige afhandeling van inklaring (import) en uitklaring (export).
Transitdocumenten: zoals T1/T2-documenten voor vervoer binnen of tussen douanegebieden, inclusief automatische koppeling van gegevens uit orders.
T1-document: wordt gebruikt voor goederen die van buiten de EU komen en nog geen invoerrechten of BTW zijn betaald. Ze kunnen onder douanetoezicht door de EU vervoerd worden.
T2-document: geldt voor goederen die al in de EU in het vrije verkeer zijn, maar die tijdelijk door een douanegebied gaan waar aanvullende controles nodig zijn.
2. Vervoersdocumenten
Bill of Lading / Air Waybill: officiële vervoersdocumenten voor zee– en luchtvracht, direct gekoppeld aan de bijbehorende zending.
CMR: vrachtbrief voor wegtransport in internationaal verkeer, automatisch gevuld vanuit de order.
3. Speciale vergunningen & certificaten
Dangerous Goods Declarations: voor vervoer van gevaarlijke stoffen, inclusief automatische validatie volgens ADR, IMDG en IATA.
Gezondheids- en fytosanitaire certificaten: voor agrarische en voedingsproducten, inclusief koppeling met inspectiediensten.
4. Handelsdocumenten
Commercial Invoice: commerciële facturen met alle benodigde details voor internationale handel, automatisch gegenereerd op basis van orderdata.
Packing List: gedetailleerde inhoudslijsten van de zending, inclusief gewicht, afmetingen en HS-codes.
Certificate of Origin: oorsprongscertificaten voor tariefvoordelen of om te voldoen aan invoereisen van het bestemmingsland.
Met Adaption’s FMS wordt het beheren van douanedocumentatie en complianceprocessen een gestroomlijnd, geautomatiseerd proces.
1. Automatische documentgeneratie
Op basis van ordergegevens maakt het systeem automatisch alle vereiste documenten aan, compleet met juiste codes, omschrijvingen en referenties.
Documenttemplates zijn aanpasbaar per klant, bestemming en modaliteit, zodat je altijd voldoet aan specifieke vereisten.
Praktijkvoorbeeld:
Een exportzending naar Canada vereist een commerciële factuur, oorsprongscertificaat en Bill of Lading. Zodra de order wordt bevestigd, genereert Adaption automatisch alle documenten met de juiste gegevens, in de layout van de klant.
2. Koppelingen met douanesystemen
Directe integratie met nationale en internationale douanesystemen (zoals AGS in Nederland).
Elektronische indiening van douaneaangiftes zonder dubbele invoer.
Snelle terugkoppeling van goedkeuringen en statusupdates vanuit douanesystemen.
Praktijkvoorbeeld:
Een importeur in Nederland ontvangt goederen uit Singapore. Het FMS dient de inklaring automatisch in via AGS, ontvangt direct de goedkeuring en koppelt deze terug aan de order. Hierdoor kan de container zonder oponthoud worden vrijgegeven.
3. Automatische compliancecontroles
Validatie van HS-codes, incoterms en benodigde documenten op basis van bestemming, ladingtype en wetgeving.
Waarschuwingen bij ontbrekende gegevens, verkeerde classificaties of verlopen vergunningen.
Integratie met sanctielijsten en exportcontrole-databases.
Praktijkvoorbeeld:
Bij het invoeren van een nieuwe order naar een land met importrestricties signaleert Adaption automatisch dat er aanvullende certificaten nodig zijn. Het systeem blokkeert de verzending totdat deze zijn toegevoegd.
4. Centrale documentopslag en archivering
Alle douanedocumenten worden automatisch opgeslagen en gekoppeld aan de juiste order.
Makkelijk terug te vinden bij controles, klantvragen of interne audits.
Toegang voor bevoegde gebruikers via zoekfilters en klantportaal.
Praktijkvoorbeeld:
Tijdens een douane-audit hoeft een expediteur niet handmatig te zoeken naar documenten. Via het FMS worden alle benodigde bestanden binnen enkele seconden opgehaald en gepresenteerd aan de inspecteur.
5. Ondersteuning voor douane-entrepots
Adaption’s FMS ondersteunt ook het beheer van douane-entrepots (accijns– en douaneopslag). Zo sla je producten op zonder direct invoerrechten of BTW te betalen, terwijl je volledig voldoet aan de douaneregels.
Registratie en beheer van goederen onder schorsingsregelingen.
Automatische rapportages voor douane-inspecties en voorraadadministratie.
Naadloze overgang van entrepotstatus naar vrije circulatie of doorvoer.
Praktijkvoorbeeld:
Een logistiek dienstverlener slaat goederen tijdelijk op in een douane-entrepot. Het FMS registreert automatisch alle in- en uitslagen, genereert de verplichte voorraadrapportages en zorgt dat de overgang naar vrije circulatie of export probleemloos verloopt.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Vraag hier een gratis demo aan!
1. Handling unit selecteren
Klik op het scherm voor een grotere weergave
2. Type douaneaangifte selecteren
Klik op het scherm voor een grotere weergave
3. Bijhorende gegevens invullen
Klik op het scherm voor een grotere weergave
Volledige integratie
met ordermanagement en transportplanning.
Snelle doorlooptijden
door automatische documentgeneratie en digitale indiening.
Minder fouten
door ingebouwde validaties en realtime waarschuwingen.
Altijd up-to-date
met de laatste douaneregels en vereisten.
Audit-ready
met centrale archivering en toegankelijke documentatie.
Ja, we ondersteunen integraties met meerdere nationale douanesystemen, waaronder AGS (NL) en andere internationale platforms.
Het FMS analyseert de ordergegevens en geeft automatisch aan welke documenten verplicht zijn, inclusief waarschuwingen voor aanvullende vereisten.
Ja, alle documenttemplates zijn volledig aanpasbaar aan je huisstijl en specifieke klantwensen.
Ja, alle documenten worden direct gearchiveerd en gekoppeld aan de juiste order. Je kunt ze altijd terugvinden via zoekfilters.
Het systeem maakt alle relevante documenten en bewijsstukken binnen seconden vindbaar, waardoor audits efficiënt en zonder stress verlopen.
Met Adaption’s FMS heb je volledige grip op douanedocumentatie en compliance. Wil je zelf ervaren hoe eenvoudig en efficiënt je douaneprocessen kunnen zijn? Plan een gratis demo en ontdek hoe Adaption jouw internationale forwardingproces naar een hoger niveau tilt.
