6 voordelen van een Transport Management Systeem voor verladers

Door Ronald Korporaal, directeur Adaption

Heeft u de procedures rondom transport en distributie van goederen al geautomatiseerd? Zodat orderverwerking en ritten- en routeplanning, maar ook levering en facturatie snel en foutloos verloopt? Zo niet, dan loopt u kansen mis! Efficiency in de logistieke sector draagt direct bij aan de winstgevendheid. Met een goed Transport Management Systeem (TMS) blijft u de baas over de logistieke processen. Om niet alleen zelf te profiteren van de voordelen, maar ook om aan de wensen van uw klant te voldoen.

U kunt als handels- of productiebedrijf 6 voordelen behalen door een Transport Management Systeem te gebruiken. Welke dat zijn, vertellen wij u graag!

Tip 1: De kosten drukken dankzij een vergelijkingssysteem

Voor veel eindbestemmingen heeft u de keuze uit meerdere logistieke partners. Niet alleen is er onderscheid door de geografische ligging van de transport. Ook zijn er transporteurs die gespecialiseerd zijn in het vervoeren van specifieke producten. Alle mogelijke logistieke partners telkens individueel vergelijken is onhandig. Wat als die vergelijking mogelijk is met de software die u gebruikt? Door transporteurs, maar ook individuele ritten te beoordelen. Dan vergelijkt u ze in één oogopslag en kiest u eenvoudig de transporteurs met de beste prijs/kwaliteit verhouding voor de rit(ten) die gemaakt moeten worden. Zicht op de prestaties van een transporteur kan ook helpen bij prijsonderhandelingen. Of u krijgt een lagere prijs, of de vervoerder gaat meer zijn best doen om de bestelling naar wens af te leveren.

De prijs die u betaalt voor transport is belangrijk. In het Transport Management Systeem ziet u van tevoren al wat de verwachte kosten zijn voor een rit. Zit er een prijzige rit tussen? Dan kunt u voor de zekerheid vooraf nog controleren of het klopt. Daarnaast krijgt u toekomstige kosten in beeld en is de factuur achteraf geen verrassing meer. Verwachte kostenplaatjes leveren handige inzichten op: het kan zijn dat een bepaalde transporteur goedkoper is in een bepaalde regio, terwijl dat voor een andere regio weer heel anders zit.

Tip 2: Minder fouten door minder handmatig werk

Waar gewerkt wordt, vallen spaanders. Overal gaat weleens iets mis. Toch is het zaak om fouten zoveel mogelijk te beperken. Dat bespaart tijd en geld. De meeste fouten worden gemaakt als er iets ad-hoc geregeld moet worden. Heeft u nog geen handig systeem waarmee u uw logistieke processen organiseert? Dan vormt handmatig werk een extra risico.

Oplossing hiervoor is: de vervoerder toegang geven tot het Transport Management Systeem. Vaak is een zogenaamde supplier portal onderdeel van TMS software. Zo zien vervoerders altijd en overal wat ze waarheen moeten vervoeren. Een TMS kan ook gekoppeld worden met een ordersysteem, productiesysteem of klantsystemen. Door systemen met elkaar te integreren, reduceert u handmatig werk. Ook bij ingewikkelde processen met veel papierwerk is de koppeling met een TMS wenselijk. Neem bijvoorbeeld de officiële documenten die verplicht zijn rond zeevracht, waaronder de ophaal- en afhaalreferenties. Een TMS helpt om alle papieren voor de douane foutloos op orde te hebben.

Minder fouten leidt tot een hogere tevredenheid bij uw afnemers. En u heeft minder kosten om de fouten op te sporen en te herstellen.

Tip 3: Uw klanten willen weten waar hun levering is

Een klant wil graag weten waar hij of zij aan toe is. We zijn door onze bestellingen bij webshops, zo gewend geraakt aan Track & Trace, dat we dat ook in de B2B wensen. Ook uw klanten stellen hogere eisen aan de informatie rond een levering. Zo willen ze weten wanneer de levering komt, maar ook op de hoogte gesteld worden zodra de aflevertijd onverhoopt veranderd. Ook willen ze de bestelling kunnen volgen met Track & Trace, ook als een collega de opdracht heeft doorgegeven. En uw klanten willen altijd de prijskaartje van een bestelling kunnen terugzien. Met een klantportaal in het TMS, kunnen uw klanten deze gegevens realtime terugzien. Ze zien precies wat er besteld is, waar de levering is en hebben een overzicht van alle facturen.

Tip 4: Hulp om de logistiek te managen

Voor veel zaken geldt: meten is weten. Om iets te kunnen meten, heeft u data nodig. Met een Transport Management Systeem kunt u data borgen, om zo te kunnen analyseren en te meten wat goed gaat. Maar ook om kansen en verbeteringen te signaleren. De juiste managementinformatie helpt om de juiste keuzes te maken rondom uw logistieke processen. Door een management dashboard in te richten, houdt u zicht op datgene wat voor u belangrijk is om te monitoren.

Tip 5: Meer grip op uw dockplanning

In veel loodsen zal hollen en stilstaan toch wel bekend voorkomen. Ineens staan er allerlei vrachtwagens die gelost moeten worden, terwijl een uur daarvoor de medewerkers nog zaten te wachten op werk. En is er wél voldoende personeel, maar staat het magazijn vol? Dan loopt de planning ook in soep. Als logistieke manager bent u met beide gevallen niet blij. U wilt het werk zoveel mogelijk verspreiden over de dag, zodat magazijnmedewerkers zo efficiënt mogelijk werken.

Voorkom daarom pieken en dalen in de dockplanning en zorg voor de juiste capaciteit op het juiste moment. Hoe? Door grip op wat er komt en gaat uit een loods. Met een Transport Management Systeem kunt u bijvoorbeeld dockafspraken plannen, binnenkomende zendingen coördineren en prioriteren of terugkerende afspraken geautomatiseerd plannen. Is de planning op orde? Dan voorkomt u wachttijden en bespaart u kosten.

Tip 6: Hogere klanttevredenheid dankzij goede integratie met andere systemen

Om het maximale te halen uit een Transport Management Syteem, is het slim om te kijken naar de andere systemen die u gebruikt. Inventariseer of deze systemen met het TMS kunnen koppelen. Met als doel: de krachten bundelen.

Eén van de meest voor de hand liggende koppelingen is die met een ERP-systeem. Een TMS begint eigenlijk bij de koppeling met het ERP-systeem. Zodra het ERP-systeem aangeeft dat een bestelling vervoert of verscheept moet worden, kan het TMS zijn werk gaan doen. Door te koppelen met het ERP-systeem, wordt tijd bespaard en typfouten of onduidelijkheden voorkomen. Nadat de bestelling is afgeleverd, kan het TMS-systeem dat op zijn beurt weer doorgeven aan het ERP-systeem: de facturen kunnen verstuurd worden. Een klant kan de levering eventueel afmelden op het moment dat een product opgehaald moet worden. Niet alleen automatiseert u daarmee administratieve handelingen in uw bedrijf. Dit komt ook de klanttevredenheid ten goede: de klant wordt snel bediend en het gaat minder vaak mis.

Ook als u samenwerkt met andere vervoerders kan een TMS geïntegreerd gebruikt worden. Met als doel: effectievere samenwerking in de keten. Door beide systemen te koppelen kan via EDI (electronic data interchange) de data over en weer doorgestuurd worden: de verlader geeft de opdracht om een container op te halen bij een vervoerder, waarna de vervoerder weer kan aangeven dat een product is afgeleverd.

Over de auteur

Ronald Korporaal is medeoprichter van Adaption Business Software. Na zijn studie Technische Bedrijfskunde aan de TU in Eindhoven heeft hij als Software Architect implementaties begeleidt bij verschillende logistieke bedrijven. Ronald is zeer geïnteresseerd in bedrijfsprocessen en het optimaal inrichten van logistieke systemen.

Wellicht ook interessant voor u…?

5 digitalisatie tips voor verladers

De logistieke sector is de laatste jaren steeds meer aandacht gaan besteden aan digitalisatie. Lees onze 5 digitalisatie tips voor verladers. 

TMS voor Verladers

Neem de regie weer in handen met het Transport Management Systeem voor verladers. Meer informatie op onze landingspagina.